Paperless Concept

Banyaknya pemakaian kertas sangat mudah dikaitkan dengan aktivitas kantor. Sebagai contoh, kebanyakan dari para pekerja kantoran seperti kita telah terbiasa langsung membuang kertas yang salah cetak atau salah print, meski masih menyisakan satu sisi lain yang kosong. Jika kita sedikit mau berhemat, sisi lain kertas tersebut masih bisa kita gunakan untuk menyusun konsep kerja, maupun mencoba mencetak beberapa naskah agar memperoleh hasil cetakan yang maksimal. Selain itu, pada praktek yang sering terjadi, ada banyak dokumen yang dicetak atau diprint, tetapi pada kenyataanya dokumen tersebut tidaklah begitu penting untuk dicetak.

Saat ini ada begitu banyak kampanye tentang go green, salah satunya mengenai penghematan kertas di lingkungan kantor. Salah satu yang gencar disuarakan adalah mengenai konsep paperless office. Konsep ini berkaitan dengan tahap mereduksi penggunaan kertas dalam proses administrasi perkantoran.

Dengan Adanya Paperless, tidak lagi memerlukan kertas yang banyak baik itu untuk surat, memo, schedule kerja, ataupun catatan kecil.

Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk menglelola sistem administrasi. Ide paperless office

mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan. Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan Paperless = “Bebas Kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.

Pada dasarnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberikan kita berbagai pilihan kemudahan yang dapat membantu kita menjalankan tugas dan pekerjaan kita baik itu organisasi profit oriented dan non profit oriented. peluang dikembangannya komunikasi secara online dan dapat meninggalkan penggunaan kertas untuk surat menyurat dan dokumen dalam sebuah kantor dengna penerapan Paperless Office System. Untuk pelaksanaan di organisasi profit (swasta) bukan sesuatu hal yang sulit untuk memasukkan teknologi informasi ke dalam setiap kegiatan produksi. hal ini dikarenakan tingginya tingkat persaingan sehingga masing2 organisasi berlomba-lomba untuk memberikan pelayanan terbaik yang efisien dan efektif.

Dalam mengaplikasikan "Paperless Office System" ini perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.      Aspek SDM (Pengguna). Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah dst. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.

2.      Aspek Dokumen. Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio, Statua, dll. Sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online.

3.      Aspek Sistem Aplikasi. Dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitik beratkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian.

4.      Aspek Sosialisasi. Individu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai.

5.      Aspek Sarana Pendukungan. Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu, Dana, dan Forum komunikasi, dll.

6.      Aspek Komunikasi. Hal ini memerlukan seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless Office System diberlakukan. Pembicaraan diawal sebelum Paperless Office System diluncurkan perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan.

Banyak keuntungan yang bisa dipetik dari penggunaan paperless office ini, antara lain adalah :

            1. Informasi – informasi dapat tersampaikan dengan lebih cepat

            2. Tidak membutuhkan banyak kertas, tinta dan waktu untuk menyampaikan berita/informasi

            3. Mengurangi hierarchi yang harus dilalui

            4. Menunjang terlaksananya transparansi dan akuntabilitas

            5. Menumbuhkan kreativitas, dan jiwa inovatif dari PNS

          6. Mengurangi tumpukan berkas di kantor sehingga menciptakan suasana kantor yang lebih bersih dan luas.

      7. Hemat Anggaran

      8. Efisien waktu

9.      Manajemen Dokumentasi lebih baik.  

10.  Kenyamanan kerja lebih baik.

11.  Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.

12.  Manajemen lebih terkendali.

13.  Membaiknya citra organisasi

Namun pada realisasinya, penerapan konsep paperless office ini tidaklah mudah untuk bisa dilakukan. Banyak kendala yang dihadapi utamanya dalam merintis penggunaannya dalam suatu organisasi Pemerintah. Beberapa kendala tersebut antara lain :

            1. Kurangnya SDM pengelola teknologi informatika.

            Terbatasnya jumlah SDM yang bisa mengelola TI karena recruitment belum diarahkan pada penggunaan TI secara global.

            2. Recruitment pegawai yang kurang professional

            Masih terjadi recruitment pegawai yang kurang professional seperti halnya recruitment dari honorer tanpa melalui test sebagaimana test yang diberlakukan pada recruitment pegawai dari umum. Kita ketahui bersama bahwa sebagian dari honorer tersebut berangkat dari bawaan para pejabat yang kualitasnya tidak semua bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karenanya kurang profesionalnya recruitment tersebut mengakibatkan kemampuan yang kurang dalam mempergunakan teknologi informatika.

            3. Kurangnya wacana Pegawai terhadap teknologi informatika

            Selama ini, sosialisasi terhadap penggunaan teknologi informatika masih sangat kurang. Implikasinya, masih banyak Pegawai yang kurang paham terhadap manfaat dan penggunaan teknologi informatika tersebut. Hal tersebut menyebabkan kurangnya kesadaran Pegawai dalam memanfaatkan informasi dalam setiap tahap dan setiap proses kerja.

            4. Kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung

            Dana yang kurang mengakibatkan penyediaan sarana dan prasarana pendukung diterapkannya teknologi informatika menjadi berjalan alot.

5. Budaya kerja yang belum siap menerima perubahan

            Budaya dan perilaku kerja yang ada belum bisa menerima perubahan sehingga penerapan TI menjadi lambat. Salah satu penyebabnya adalah bahwa PNS sudah merasa nyaman terhadap kondisi yang ada bahkan sebagian dari mereka merasa khawatir dengan perubahan yang nantinya bisa berdampak negative terhadap karir mereka.

6. Kurangnya komitment dari para pimpinan (Kepala Daerah, Kepala Instansi)
            Komitment pimpinan dengan integritas tinggi dan progresif memegang peranan penting dalam menumbuhkan semangat dan kesadaran dalam mempergunakan teknologi informatika dalam proses kerja. Karena melalui komitmen yang kuat, seorang pimpinan bisa merekomendasikan penggunaan teknologi informatika dalam organisasi yang dipimpinnya.

7. Kurangnya control dari masyarakat terhadap kinerja pemerintah
            Salah satu bentuk pengawasan terhadap kinerja pemerintah adalah adanya aduan dari masyarakat. Selama ini masyarakat cenderung malas untuk memberikan masukan terhadap pemerintah.